Règlement intérieur de l'association.

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association ASAS. Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie doit être remise à chaque adhérent qui en fait la demande .
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. Il concerne notamment :
• L’ Adhésion à l’association
• Les Institutions de l’association
(assemblées générales, commissions, collèges et autres organes)
• Les Attributions des organes dirigeants


Titre I : Adhésion à l’association.

Article 1 - Admission de membres nouveaux.
L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Elle a pour but de réunir des joueurs réguliers adhérents de l’association, des joueurs invités par les adhérents et des joueurs occasionnels « freelance ». Tout membre, quelle que soit sa catégorie, s’engage à respecter le présent réglement.
Les personnes souhaitant devenir adhérentes a l’association devront respecter les conditions et la procédure d'admission suivante :
- Tout adhérent à l’A.S.A.S doit être majeur (18 ans révolu au moment de son inscription) selon la loi en vigueur sur le territoire français
- Toute personne souhaitant adhérer à l’ASAS devra faire l'objet d'un parrainage. Le parrain doit obligatoirement faire partie de l'association. L'adhésion sera soumise à validation par les membres du Bureau.
- Les adhérents doivent fournir une pièce d’identité lors de l’inscription, deux photo d'identité couleur, s’acquitter de la cotisation annuelle et remplir une fiche d’inscription et de renseignements.
- Un exemplaire du présent règlement ainsi qu’une carte de membres seront remis à chaque nouvel adhérent.


Article 2 – Refus d’admission.
L’association se réserve le droit de refuser la demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision.


Article 3- Catégories de membre - Composition.
Parmi ses membres, l'association ASAS distingue les catégories suivantes :
- Membres d'honneur
- Membres adhérents
- Membres invités
- Membres Freelance

Les membres d’honneur :
Les membres d’honneur. Ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement) mais ils doivent acquitter le prix des services rendus par l’association. Lorsqu’ils s’engagent dans les activités de l’association, les membres d’honneur assurent bénévolement leurs fonctions.
Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Les membres adhérents de l’association :
Pour être considéré comme membre adhérent, il faut être agrée par le Bureau et avoir payé la cotisation annuelle.

Les membres invités :
Les membres adhérents de l’association ont la possibilité d’inviter une personne extérieure à l’association ASAS lors d’une journée.
L’invité devra impérativement être majeur et régler le montant de l’assurance individuelle journalière à un membre du Bureau. Il s’engage à respecter le règlement intérieur de l’association ASAS. Les membres invités n’ont aucun droit de vote au sein de assemblées générales de l’ASAS

Les membres freelance :
Sera considérée comme membre Freelance toute personne souhaitant participer aux parties d’Airsoft organisées par l’ASAS sans être adhérente de l’association ASAS. Elle ne sera soumise à aucune cotisation annuelle mais devra s’acquitter du montant de l’assurance individuelle journalière pour chaque journée de participation aux activités de l’ASAS. Les membres freelance n’ont aucun droit de vote au sein de assemblées générales de l’ASAS


Article 4 – Cotisation et tarifs.
Cotisation à l’association
Les membres d'honneur et les dirigeants bénévoles en exercice ne paient pas de cotisation.
Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le Bureau, et voté lors de l’assemblée générale.
Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association le jour de l’adhésion.
Pour toute adhésion en cours d’année, le montant de la cotisation se fera au prorata du nombre de mois écoulés avant l’adhésion.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

Assurance individuelle journalière
Le montant de l’assurance individuelle journalière sera fixée chaque année par le Bureau et voté en assemblée générale. Elle sera fonction des montants imposés par l’assurance de l’association.


Article 5- Conséquences de l’adhésion : droits des adhérents.
Les membres adhérents ont un droit de vote au sein des assemblées générales de l’ASAS. En cas d’absence à l’assemblée générale, un membre adhérent peut choisir de se faire représenter par un autre adhérent de l’association. Chaque membre électeur ne pourra détenir plus de 2 pouvoirs.
Le nombre de participants aux parties d’Airsoft étant limité par décret, les membres adhérents sont prioritaires sur les membres « invités » et les membres « freelance ».


Article 6-Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers.
Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association. il présente un caractère obligatoire . L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.
Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au siège de l’association.
Chaque adhérent autorise l'asas à diffuser des videos et des photos sur lesquels il peut apparaitre et seulement dans le cadre de notre association. Il peut, a sa demande refuser d y parraittre en le formulant par lettre recommandé. Le visage du demandeur sera alors flouté si il est visible sur une video ou une photographie.

Article 7- Conséquences de l’adhésion : Obligations des adhérents.
L’adhésion à l’association ASAS à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.


Article 8 – Démission .
Conformément à l'article 4 des statuts de l’association ASAS, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple sa démission au Bureau.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.

Titre II :Institutions de l’association.
(assemblées générales, organes de décision et de contrôle)


Article 9 - Assemblée générale ordinaire.
Convocation
Conformément à l'article 6 des statuts de l'association ASAS, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Bureau, du président ou à la demande d’au moins 10 membres adhérents. Seuls les membres adhérents à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l’assemblée générale sont autorisés à participer et voter à l’assemblée.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :
15 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale, l’ensemble des membres adhérents de l’association ASAS sera convoquée par mail par le secrétaire de l’association. Les membres adhérents prendront ainsi connaissance de la date , de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Ordre du jour
Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée, à l’exception de la révocation des membres du bureau qui peut intervenir à tout moment.
Quorum et vote

Le vote des résolutions s'effectue à main levée. Pour la validité des délibérations, la présence d’un quart des membres possédant le droit de vote est requise.
Seules les délibérations validées selon l’article 5 des statuts de l’association ASAS seront entérinées.

Décisions
L’assemblée générale élit les membres du Bureau. Elle se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes et le budget de l’association.


Article 9 - Assemblée générale extraordinaire.
Convocation
Les membres de l'association seront convoqués selon la procédure suivante :
15 jours avant la date fixée pour l’assemblée générale extraordinaire, l’ensemble des membres adhérents de l’association ASAS sera convoquée par mail par le secrétaire de l’association. Les membres adhérents prendront ainsi connaissance de la date , de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Décisions
Conformément à l'article ….. des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée en cas de : modifications des statuts, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, ou à la demande d’au moins un tiers des membres ayant le droit de vote au sein de l’association ASAS.
Quorum et vote
Le vote des résolutions s'effectue à main levée. Pour la validité des délibérations, la présence d’un quart des membres possédant le droit de vote est requise.
Seules les délibérations validées selon l’article 5 des statuts de l’association ASAS seront entérinées.
Attributions des organes dirigeants
(fonctions-clés et tâches fondamentales)


Article 10 –Organes dirigeants et attributions.
Article Fonction opérationnelle,
Le président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :
• organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association,
• sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).
• sélectionner les terrains pour la pratique de l’activité « AirSoft »,
• en assurer le pilotage,
• organiser l’engagement des bénévoles, dans le cadre de manifestations organisées par l’ASAS.

Le président représente l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

Le président négocie et conclue tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agisse au nom de l’organisme en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.
Article fonction financière
Le trésorier veille au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Il assure ou fait assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :
Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;
- La préparation et le suivi du budget ;
- Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;
- La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;
- Les demandes de subventions
- L’établissement de la comptabilité.
Les tarifs sont validés par l’assemblée générale (en même temps que le budget).
Article fonction administrative
Le secrétaire veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes
• La bonne circulation des informations à destination des adhérents
• La convocation et le bon déroulement de l’AG (convocation, comptes rendus)
• L’archivage de tous les documents juridiques et comptables de l’association ;
• Les déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires, voir chapitre 2, changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) ;
• Les publications au journal officiel (voir chapitre 2, les formalités légales) ;
• La tenue du registre spécial (voir chapitre 2) ;
• Le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 € (L. du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) ;
• Dans les communes de plus de 3 500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à 76 300 € ou représentant plus de 50 % de son budget.


Article 11 - Le bureau.
Composition - Désignation
Il est composé de 5 Membres dont :
un président,
un trésorier
un secrétaire

Les membres du bureau sont élus à la majorité au cours d’une assemblée générale.
Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs. Les candidats doivent déclarer formellement leur volonté.
Fonctions
Les membres du bureau prennent en charge les trois fonctions opérationnelles de l’association (article 10 du règlement). Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires.
L’association donne tous les moyens aux dirigeants pour mener à bien leurs taches, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts. Les membres du bureau disposent des pleins pouvoirs pour conduire les chantiers et activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association.
Les membres du bureau veillent au bien-être des bénévoles, à la satisfaction des usagers, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.


Article 12 Décisions.
Les décisions sont prises à l’unanimité des membres du bureau et sur toutes questions, ils rechercheront un consensus, chacun d’entre eux pouvant s’opposer à une décision.



Titre Organisation des activités

Déroulement des activités

Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur. Ce règlement est obligatoire . Il s’impose aux usagers de l’association, à ses bénévoles, et dirigeants.

Titre Charte des usagers
(droits et obligations)


Article 13-Locaux.
Il est interdit de fumer dans les locaux de l’association ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées.
Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locaux et veiller à la bonne occupation des lieux.


Article 14-Pratique des activités.
Les activités se déroulent sous la responsabilité des membres du bureau et des organisateurs désignés par le Bureau. Ils ont seuls autorité pour mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure/interdire l’accès à tout usager ne respectant pas les équipements de sécurité , dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur dans l’association. Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le bureau et le Président . Toute utilisation des locaux/matériel de l’association en dehors des horaires prévus est strictement prohibée.
L’association ASAS décline toute responsabilité quand à la perte ou la dégradation des effets personnels de toute personne participant aux activités de l’association ASAS.


Article 15- Organisation des parties.
L’organisation est définie avant chaque activité organisée par l’association.


Article 16- Sécurité.
La sécurité est définie avant chaque activité organisée par l’association. Néanmoins, le port d'équipement de protection individuel ( EPI ) comme les lunettes de protection sont obligatoire dans l'espace de jeu.
Les personne utilisant des réplique avec une puissance superieur a 380 FPS doivent respecter une distance minimum de 20 mettres pour tirer.
Les personne utilisant des réplique avec une puissance inferieur a 380 FPS doivent respecter une distance minimum de 10 mettres pour tirer.
Les distance doivent etre apprecier a leur juste valeur.


Article 17- Puissance des répliques.
Les répliques ne doivent en aucun cas développer plus de 2 joules.
Les AEG ne doivent pas propulser la bille de 0.20 grammes a plus de 380 FPS en sortie de canon en mode "full"
Les AEG ne doivent pas propulser la bille de 0.20 grammes a plus de 400 FPS en sortie de canon en mode "semi bloqué"
Les Snipe et Réplique a rechargement manuel (spring) ne doivent pas propulser la bille de 0.20 grammes a plus de 450 FPS en sortie de canon.
Les PA / fusil a pompe ne doivent pas propulser la bille de 0.20 grammes a plus de 330 FPS en sortie de canon, temperature ambiante de 20 degrés celcius.
Seule les grenade a gaz et grenade a usage unique vendu dans le commerce pour les particulier et propre a l'usage en airsoft sont autorisé.

Article 18- Engagement des usagers.
Les usagers sont tenus de respecter les dispositions de sécurité du présent règlement en toutes circonstances se conformer aux consignes des préposés de l’association, bénévoles ou salariés.
À défaut, la responsabilité de l’association est dégagée et ils pourront être exclus sans préavis des activités de l’association.
Par ailleurs, l’association se réserve le droit d’engager les sanctions prévues à l’article.


Article 19 – Sanctions disciplinaires.
Avertissement
Lorsque les circonstances l’exigent, l’association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un adhérent en cas de non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, a une personne physique ou moral, une fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle .
Celui-ci doit être prononcé par le bureau, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'avertissement est engagée, celle-ci pouvant se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Si l’avertissement est prononcé, une procédure d'appel est autorisée auprès de l’assemblée générale par lettre recommandée et ce dans un délai de 7 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l’avertissement.

Exclusion
Selon la procédure définie à l'article 4 des statuts de l'association ASAS, seuls les cas de non-respect des règles établies, attitude portant préjudice à l'association, fautes intentionnelles ou refus du paiement de la cotisation annuelle ou peuvent déclencher une procédure d'exclusion.
Celle-ci doit être prononcée par les membres du bureau à la majorité seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. La personne contre laquelle une procédure d'exclusion est engagée peut se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Si l'exclusion est prononcée, une procédure d'appel est autorisée auprès de l’assemblée générale par lettre recommandée et ce dans un délai de 7 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l'exclusion.

Titre Réglementation financière

Elle concerne :
- Le suivi des dépenses, des comptes bancaires et des instruments de paiement ;
- Les relations financières en interne et avec les tiers.


Article 20- modalités d'engagement des dépenses.
Les membres du bureau peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 500 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le Trésorier.


Article 21- délégations de signature.
Seuls les membres du bureau pourront engager des dépenses au nom de l’association ASAS. Ils ne pourront en aucun cas déléguer leur signature.


Article 22 -modalités de remboursements des frais.
Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par
l'association sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Pour les frais de déplacement automobile, les limites de remboursement ne peuvent excéder celles fixées par l'administration fiscale ( forfaitaire).

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.
Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés (voir modèle en annexe).
- Les demandes de subventions.


Titre IV - Dispositions diverses.


Article 23 - Modification du règlement intérieur.
Le règlement intérieur de l’association ASAS est établi par le Bureau.
Il peut être modifié par Le bureau, sur proposition d’un membre du bureau ou d’au moins un quart des adhérents ayant le droit de vote.
La modification du règlement sera validée par un vote de l’assemblée générale selon l’article 6 des statuts de l’association.